Zasady odpowiedzialnego zarządzania

Wartości

Wartości przyjęte przez BGK służą zwiększaniu zaufania do banku i stanowią fundament ładu wewnętrznego w organizacji. Są to:

  • profesjonalizm,
  • zaangażowanie,
  • partnerska współpraca.

Etyka

Bank prowadzi wszystkie swoje działania w sposób etyczny, kierując się w szczególności obowiązującym prawem, społeczną odpowiedzialnością biznesu i transparentnością. W 2018 r. decyzją Zarządu uchwalony został Kodeks Etyki BGK stanowiący zbiór zasad i wartości, na których bank opiera się w swojej aktywności biznesowej i prospołecznej. W 2020 r. rozpoczęto prace nowelizujące Kodeks, m.in. poszerzając go o zagadnienia związane ze zrównoważonym rozwojem oraz uwzględniając w nim zapisy Kodeksu Etyki Bankowej ZBP. Kodeks Etyki ma również zostać przyjęty przez członków Rady Nadzorczej.

Kodeks określa normy postępowania we wszystkich sferach działalności banku. W obszarach wymagających bardziej szczegółowych regulacji uzupełnieniem zapisów Kodeksu są zasady zawarte w odpowiednich politykach i procedurach wewnętrznych banku.

Kodeks Etyki precyzuje zasady, które powinny być przestrzegane przez pracowników BGK w szczególności w następujących obszarach:

  • relacje w pracy, w tym równe traktowanie, przeciwdziałanie dyskryminacji, mobbingowi i molestowaniu, poszanowanie prywatności, BHP,
  • relacje z klientami i partnerami biznesowymi, w tym postępowanie ze skargami i reklamacjami, zasady sponsoringu,
  • zarządzanie konfliktami interesów,
  • zasady związane z wręczaniem i przyjmowaniem prezentów,
  • odpowiedzialne praktyki biznesowe, w tym ochrona danych osobowych, przeciwdziałanie korupcji i nadużyciom, etyczna reklama i komunikacja.

Rok 2019 był w BGK rokiem etyki. W banku prowadzone były różne inicjatywy, w których promowano zagadnienia związane z etyką (np. teksty eksperckie, konkursy, wykłady, ankiety). Rok zakończył się również obowiązkowym e-learningiem zakończonym testem wiedzy (100% przeszkolonych i przeegzaminowanych pracowników) oraz ankietą podsumowującą prowadzone akcje uświadamiające.

Zasady dotyczące przyjmowania i wręczania upominków

  • Pracownicy są zachęcani do nieprzyjmowania upominków, jeśli czują, że prezent jest próbą wywarcia wpływu na ich decyzje lub mają wrażenie, że kryją się za nim korupcyjne intencje.
  • Można przyjąć/wręczyć upominek o wartości do 200 zł brutto, przy czym należy powiadomić o tym swojego dyrektora.
  • Aby przyjąć/wręczyć prezent o wartości powyżej 200 zł brutto, należy uzyskać pozytywną opinię przełożonego, a następnie Departamentu Zgodności. To właśnie DZ podejmuje decyzję, czy upominek należy przyjąć, zwrócić, czy przekazać na cele charytatywne.

Zapobieganie konfliktom interesów

W BGK konflikt interesów jest definiowany jako sytuacja, kiedy pracownik wykorzystuje swoje kontakty lub pozycję zawodową do osiągania osobistych korzyści gospodarczych lub finansowych, bez względu na to, czy narusza to interes banku. Konflikt interesów pojawia się także wtedy, gdy osoba z nami powiązana (partner, ktoś z rodziny) uzyskuje lub może uzyskać korzyści dzięki temu, że pracujemy w BGK. Ma on również miejsce, kiedy pozazawodowe interesy pracownika mogą negatywnie wpływać na podejmowane przez niego decyzje i wykonywanie powierzonych zadań. Identyfikacją istniejących powiązań organizacyjnych i ewentualnych konfliktów interesów oraz zapobieganiu im zajmuje się Departament Zgodności. W 2020 r. rozpoczęto również prace nad wprowadzeniem Polityki zarządzania konfliktami interesów jako samoistnego dokumentu (obecnie stanowi część Kodeksu Etyki BGK).

Zgłaszanie naruszeń

W BGK naruszeniem nazywane jest każde zidentyfikowane działanie niezgodne z przepisami obowiązującego prawa, regulacjami wewnętrznymi, przyjętymi rozwiązaniami lub standardami etycznymi.

Zgłaszanie potencjalnych i rzeczywistych naruszeń odbywa się:

Anonimowo
za pośrednictwem
strony internetowej
Osobiście
np. zgłoszenie
do Członków Zarządu,
przełożonego, innego pracownika,
komórki ds. zgodności
Telefonicznie
na telefon zaufania
Pisemnie
lub przy wykorzystaniu
poczty elektronicznej

Po otrzymaniu zgłoszenia wszczynane jest postępowanie wyjaśniające. Wyznaczony członek Zarządu lub Rady Nadzorczej wskazuje jednostkę odpowiedzialną za jego przeprowadzenie. Może to być:

  • Departament Zgodności – w przypadku, gdy naruszenie dotyczy nieprzestrzegania przepisów prawa i standardów etycznych (incydent braku zgodności),
  • Departament Bezpieczeństwa – w przypadku, gdy naruszenie ma charakter nadużycia wewnętrznego lub dotyczy rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
  • Menedżer ds. Relacji  i Departament HR – w przypadku wpłynięcia zgłoszenia wskazującego na możliwość wystąpienia mobbingu lub dyskryminacji (menedżer ds. relacji rozpoczyna działania również w sytuacji, kiedy sprawa trafia bezpośrednio do niego).

Przeprowadzający postępowanie chroni tożsamość zgłaszającego oraz osoby, której zarzuca się dokonanie naruszenia, a także inne informacje dotyczące naruszeń.

W 2019 r. zarejestrowane zostały 3 zgłoszenia o charakterze mobbingowym:

  • 1 w trakcie (sprawa w toku),
  • 1 niezasadne zgłoszenie,
  • 1 podjęcie decyzji o niepodejmowaniu czynności proceduralnych (analiza Menedżera ds. relacji pracowniczych).

Polityka antykorupcyjna

BGK dąży do prowadzenia uczciwej i etycznej działalności biznesowej i nie toleruje korupcji oraz pokrewnych nadużyć w jakiejkolwiek formie. W szczególności nieakceptowane są działania naruszające bezstronność i transparentność związane z realizacją zadań przypisanych poszczególnym pracownikom.

Niedozwolone są wszelkie formy zachowań korupcyjnych oraz nadużyć, w szczególności oszustwa, malwersacje, fałszowanie dokumentów, transakcji, sprawozdań, raportów, księgowań i innych informacji oraz składanie nieprawdziwych oświadczeń i wykorzystywanie do celów osobistych aktywów banku, w tym również informacji.

W zakresie prewencji korupcji istotne znaczenie mają zasady sformułowane w Kodeksie Etyki, w szczególności Polityka zarządzania konfliktami interesów oraz Polityka wręczania i przyjmowania prezentów. Jest tam także mowa o mechanizmach kontrolnych: odpowiednim podziale obowiązków (funkcjonalnie i technicznie – w systemach IT wdrożono model RBAC), szkoleniach, barierach informacyjnych (ograniczeniach) i okresowym testowaniu (kontrolach).

W banku wdrożono także proces zgłaszania naruszeń, w którym równolegle funkcjonują różne kanały zgłaszania, w tym jeden zapewniający całkowitą anonimowość zgłaszającemu.

Do współpracy z organami ścigania i służbami bezpieczeństwa państwa powołano Biuro Działań Ochronnych w Departamencie Bezpieczeństwa.

W 2019 r. nie stwierdzono przypadków korupcji.

Organizacja procesu zarządzania ryzykiem

W BGK funkcjonuje system zarządzania ryzykiem, który jest zorganizowany na trzech niezależnych poziomach. Na pierwszy poziom (pierwszą linię obrony) składa się zarządzanie ryzykiem w działalności operacyjnej BGK. Na drugi poziom (drugą linię obrony) składa się zarządzanie ryzykiem przez pracowników na specjalnie powoływanych do tego stanowiskach lub w komórkach organizacyjnych (niezależnie od zarządzania ryzykiem na pierwszym poziomie) oraz działalność komórki ds. zgodności. Na trzeci poziom (trzecią linię obrony) składa się działalność Departamentu Audytu Wewnętrznego.

Wewnętrznym celem zarządzania ryzykiem w BGK jest zapewnienie stabilności i bezpieczeństwa działania, utrzymywanie wysokiej jakości aktywów oraz osiągnięcie planowanego wyniku finansowego w ramach akceptowalnego poziomu ryzyka.

Zarządzanie ryzykiem realizowane jest na podstawie:

  • strategii zarządzania ryzykiem w BGK zatwierdzonej przez Radę Nadzorczą banku,
  • polityk, zasad i procedur zarządzania ryzykiem dotyczących identyfikacji, pomiaru lub szacowania, kontroli, monitorowania ryzyka oraz raportowania o ryzyku, opracowanych w formie pisemnej i zatwierdzonych przez Radę Nadzorczą lub Zarząd banku,
  • polityki zarządzania kapitałowego i szacowania kapitału wewnętrznego w BGK zatwierdzonej przez Radę Nadzorczą banku,
  • zasad etycznych, zasad wyboru, wynagradzania i monitorowania pracowników sprawujących funkcje istotne dla banku oraz polityki zmiennych składników wynagrodzeń osób zajmujących stanowiska kierownicze zatwierdzonych przez Radę Nadzorczą banku lub Zarząd banku.

System zarządzania ryzykiem w banku obejmuje następujące zadania:

  • identyfikację ryzyka, która obejmuje określenie: rodzajów ryzyka, źródeł powstawania (czynniki ryzyka), istotności oraz wzajemnych relacji pomiędzy poszczególnymi rodzajami ryzyka,
  • pomiar lub szacowanie ryzyka, które obejmuje ustalanie i stosowanie metod kwantyfikacji ryzyka oraz przeprowadzanie testów warunków skrajnych,
  • kontrolę ryzyka, która obejmuje ustalenie i stosowanie mechanizmów kontroli ryzyka (m.in. system limitów, zapewnienie niezależności zarządzania ryzykiem na pierwszym poziomie od zarządzania ryzykiem na drugim poziomie, ubezpieczenia, transfer ryzyka, plany finansowania),
  • monitorowanie ryzyka, które obejmuje nadzór nad poziomem podejmowanego ryzyka, kontrolę aktualności i dokładności stosowanych metod oceny ryzyka oraz ocenę efektywności stosowanych narzędzi,
  • raportowanie o ryzyku, które obejmuje informację o profilu ryzyka, identyfikację potencjalnych zagrożeń oraz informację o podjętych działaniach.

Jako ważny element systemu zarządzania ryzykiem w BGK funkcjonuje komórka audytu wewnętrznego, która zgodnie ze statutem podlega bezpośrednio prezesowi Zarządu. Jej zadaniem jest badanie i ocena, w sposób niezależny i obiektywny, adekwatności i skuteczności systemu zarządzania ryzykiem i systemu kontroli wewnętrznej. Zgodnie z wymogami zewnętrznymi i najlepszymi praktykami audytem jest objęta cała działalność BGK. Komórka audytu wewnętrznego w BGK funkcjonuje zgodnie z Międzynarodowymi standardami praktyki zawodowej audytu wewnętrznego, przygotowanymi przez Instytut Audytorów Wewnętrznych IIA, co jest potwierdzane cykliczną niezależną oceną zewnętrzną (wyniki ostatniej oceny były zaprezentowane Radzie Nadzorczej na początku 2018 r.). W banku, zgodnie z wymogami regulatora, funkcjonują mechanizmy zapewniające niezależność komórki audytu, w tym m.in. nadzór nad pracą komórki przez Komitet ds. Audytu, akceptacja przez Radę Nadzorczą zmian na stanowisku dyrektora komórki audytu wewnętrznego, akceptacja planów i sprawozdań tej komórki przez Radę Nadzorczą, a także bezpośredni kontakt dyrektora komórki audytu wewnętrznego z przewodniczącym Komitetu ds. Audytu.

Strategia zarządzania ryzykiem w BGK obejmuje wszystkie zidentyfikowane ryzyka występujące w działalności BGK. W Strategii określono także ich ogólny akceptowalny poziom, natomiast akceptowalne szczegółowe poziomy ryzyka, w odniesieniu do poszczególnych przypadków, są określone w politykach zarządzania tymi ryzykami.

W 2019 r. bank:

  • dostosował się do wymogów zmienionej Rekomendacji B KNF dotyczącymi ograniczenia ryzyka inwestycji banków, opracowując szczegółowy dokument opisujący strategię i politykę inwestycyjną oraz określając limity inwestycyjne,
  • po raz pierwszy przeprowadził kompleksowe testy warunków skrajnych zgodne z Wytycznymi dotyczącymi testów warunków skrajnych przeprowadzanych przez instytucje (EBA/GL/2018/04 z 19.07.2018 r.),
  • wdrożył Wytyczne EBA dotyczące zarządzania ryzykiem stopy procentowej w portfelu bankowym,
  • powołał Komitet Zarządzania Modelami, m.in. w celu budowania świadomości ryzyka modeli,
  • scentralizował informację o wszystkich zaleceniach w banku, optymalizując ich monitoring,
  • zautomatyzował matrycę funkcji kontroli, wspierającą system kontroli wewnętrznej.

Na poziomie Strategii przyjęto także zasady kultury ryzyka. Zarząd BGK swoimi działaniami i postępowaniem promuje wśród pracowników BGK świadomość znaczenia ryzyka w działalności BGK, zasad jego podejmowania i zarządzania tzn. kulturę ryzyka. Następnie praktyki te są kaskadowane na poszczególne szczeble struktury organizacyjnej BGK. Jedną z inicjatyw służących budowaniu kultury zarządzania ryzykiem w BGK jest Tydzień Kultury Ryzyka. W 2019 r. wydarzenie odbywało się we wrześniu i wzięło w nim udział ponad 300 gości. Podczas tygodnia realizowane były różne aktywności związane z ryzykiem. Ponadto w 2019 r. organizowane były Seminaria Ryzyka służące promowaniu kultury ryzyka, na które zapraszano pracowników BGK oraz gości z zewnątrz. Odbyła się również Akademia Koordynatorów Ryzyka, gdzie około 80 osób przez dwa dni dyskutowało o kulturze ryzyka.

Kodeks postępowania dla Partnerów Biznesowych BGK

BGK chce współpracować z podmiotami, które rozumieją i podzielają jego wartości. Kodeks postępowania zawiera zasady przestrzegane przez bank, których respektowania oczekuje on również od partnerów biznesowych, a także kontrahentów i dostawców.

Dzięki takiemu podejściu do współpracy BGK chce budować partnerskie relacje, pełne profesjonalizmu i szacunku, przynoszące korzyści wszystkim stronom. Podmioty stosujące wspomniane zasady będą postrzegane jako wiarygodni i rzetelni partnerzy w biznesie. Odpowiedzialne i etyczne zakupy wspierają również rozwój przedsiębiorczości i przyczyniają się do ochrony środowiska. W ten sposób bank podnosi jakość kupowanych produktów i usług.

Bank wymaga od uczestników postępowań zakupowych zapoznania się z Kodeksem i podpisania oświadczenia o stosowaniu jego zasad. W przypadku nawiązania współpracy Kodeks jest integralną częścią umowy. Bank zastrzega też sobie możliwość sprawdzenia, w jaki sposób partnerzy przestrzegają jego zapisów. W przypadku naruszenia zawartych w nim zasad, BGK wymaga działań naprawczych. W przypadku rażących naruszeń – może wstrzymać współpracę, a także rozwiązać ją na zasadach i w trybie określonych w umowie.

Kodeks postępowania dla partnerów biznesowych BGK zawiera zasady i oczekiwania z następujących obszarów:

  • prawa człowieka i standardy pracy, w tym: dbałość o bezpieczeństwo w miejscu pracy i zdrowie pracowników, prawa człowieka i prawo pracy, zakaz dyskryminacji,
  • ochrona środowiska naturalnego, w tym: ograniczanie negatywnego wpływu na środowisko naturalne, odpowiedzialna gospodarka odpadami, ograniczanie emisji gazów cieplarnianych, odpowiedzialne pozyskiwanie i wykorzystanie surowców,
  • etyka w biznesie, w tym: zero tolerancji dla nadużyć i korupcji, przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, ochrona informacji poufnych i tajemnicy bankowej, uczciwa konkurencja i prawo antymonopolowe, zapobieganie konfliktom interesów, terminowe regulowanie należności, upominki biznesowe i zaproszenia, zgłaszanie nieprawidłowości i naruszeń.

Rozwiązania wspierające ochronę środowiska

Trwałym i istotnym elementem Strategii BGK jest dążenie do równowagi pomiędzy efektywnością prowadzonych działań biznesowych oraz ich wpływem na środowisko naturalne i jakość życia w Polsce.

Bank dąży do minimalizacji ilości wytwarzanych odpadów, segreguje odpady, udostępnia pracownikom osobne pojemniki na baterie (odpady niebezpieczne) dąży do wspierania recyklingu oraz zmniejszania emisji gazów cieplarnianych, zarówno bezpośrednio związanych z jego działalnością, jak i w łańcuchu dostaw, m.in. promując ograniczanie liczby podróży służbowych na rzecz tele- i wideokonferencji, zachęcając do przyjeżdżania do pracy rowerem, edukując pracowników w zakresie ekologicznej jazdy czy uwzględniając kryteria ekologiczne w swoich decyzjach zakupowych, takie jak wstawienie we wszystkich placówkach urządzeń filtrujących wodę, umieszczanie w katalogach produktów pozycji przyjaznych środowisku. Dodatkowo BGK dokłada starań, by w jego ofercie znalazły się produkty finansowe wspierające wdrażanie przez samorządy oraz przedsiębiorstwa rozwiązań z zakresu ochrony środowiska, a także edukuje pracowników w sferze zrównoważonego rozwoju.